Workflow Assistent Schritt für Schritt [illustrierte Anleitung]

Wir Menschen sind verschieden – wir betrachten die Welt um uns herum auf unterschiedliche Art und Weise und anders behalten und bearbeiten wir die Informationen. Es ist gut einen Weg zu finden, der am besten funktioniert. Die Automatisierungsprozesse sind nichts anderes als eine Reihe von logischen Ereignissen, die durch vordefinierte Aktionen aktiviert werden. Sie können durch viele Bedingungen gefiltert werden und zu weiteren Prozessen führen. Nicht jeder kann wie Mozart den ganzen Prozess Schritt für Schritt im Kopf sehen und ihn methodisch auf die Marketing Automation Plattform übertragen. Für alle, die erstmals alles aufzeichnen möchten (aber auch für diejenigen, die sich das Leben einfach machen und Zeit sparen wollen), haben wir einen einfachen und visuellen Assistenten für Automatisierungsprozesse – Workflow – geschaffen.

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Wie stellt man den Workflow ein?

Rein theoretische Situation: Herr Müller sucht nach einer neuen Matratze. Sie sind Hersteller und Vertreiber von ökologischen und Gesundheitsmatratzen, die Sie gerne Herrn Müller in beliebiger Menge verkaufen können. Der Haken liegt daran, dass Herr Müller im Netz eine Suche startet, vergleicht Bewertungen und Preise verschiedener Hersteller und hat zur Auswahl ein paar Quellen der gewünschten Matratze. Wie soll man ihn davon überzeugen, dass trotz der Preisunterschiede er diese Matratze wählen sollte, die ihm einen gesunden Schlaf sichert und viele Jahre aushält? Wir sprechen natürlich von Ihrer Matratze. Die Antwort ist einfach – verwenden Sie Lead Nurturing. Machen Sie Herrn Müller mit eigener Marke und den Produkten vertraut, erklären Sie woher die Preisunterschiede kommen, stellen Sie konkrete Vorteile Ihrer Matratzen vor und geben Sie dazu den sozialen Beweis – also die Bewertungen zufriedener Kunden. Dann automatisieren Sie den Nachrichtenversand je nach den Handlungen des potenziellen Kunden. Sie können es auf verschiedene Weisen machen: manuell die Automatisierungsregeln einstellen, den Lead Nurturing Assistenten nutzen, oder den Workflow Assistenten. Alle helfen Ihnen den gewünschten Effekt zu erzielen, auch wenn der Weg dahin unterschiedlich sein wird. Lesen Sie, wie man Schritt für Schritt unseren neuen Assistenten nutzen kann.

Start – wählen Sie das Ereignis, das den Zyklus von Lead Nurturing beginnt, z.B. ein Kontakt erscheint im System mit entsprechendem TAG. Aus Menü wählen Sie ein Ereignis, das den Zyklus startet.

Die erste Nachricht – im Menü ‘Elemente’ finden Sie die gleichen Kategorien wie Ereignisse, Bedingungen und Aktionen. Aus dem Menü ‘Aktionen’ wählen Sie ‘E-Mail an den Kontakt senden’. Sie können die Ausführung dieser Aktion um ein paar Stunden und Tage verzögern – Sie müssen nur aus dem Menü ‘Elemente’ die Box ‘Warten’ wählen und entsprechende Werte eingeben.

Bedingungen überprüfen – die weiteren Aktionen können Sie an die Reaktion des Empfängers auf die erste Nachricht anpassen. Wenn er sie gelesen hat, können Sie ihm eine weitere Nachricht in ein paar Tagen senden. Wenn die Nachricht Nr. 1 nicht geöffnet wurde, haben Sie mehrere Auswege. Sie können es lassen und den Zyklus beenden, oder weiterkämpfen. Versuchen Sie z.B. eine SMS zu senden, die den Empfänger vielleicht dazu bringt, die E-Mail zu lesen und prüfen Sie, ob dies zur konkreten Reaktion geführt hat. Wenn die Bedingung erfüllt wurde, zeichnen Sie einen Pfeil zwischen dieser Etappe und dem Versand einer weiteren E-Mail. Wenn nicht, beenden Sie den Zyklus, indem Sie aus dem Menü das Element ‘Beenden’ ziehen.

Wiederholte Aktionen – fügen Sie weitere Aktionen wie beim 3. Schritt hinzu, bis Sie alle Nachrichten im Lead Nurturing Zyklus berücksichtigen. Zu Vorschauzwecken haben wir den Zyklus von 3 Nachrichten berücksichtigt.

Zusätzliche Maßnahmen – die Automatisierungsregel muss sich nicht nur auf den E-Mail-Versand beschränken oder, ob die E-Mails gelesen wurden. Es ist empfehlenswert die Kontakte mit TAGs zu markieren, um zu wissen, wie weit sie sich im Bildungsprozess befinden. Zu bestimmten Etappen können Sie viele verschiedene Aktionen hinzufügen oder Kontakte zwischen den Etappen im Verkaufstrichter wechseln.

Den Kontakt zum Verkaufstrichter hinzufügen – wenn Sie wollen, dass ein bestimmter Kontakt auf bestimmter Etappe im Verkaufstrichter landet, z.B. „neuer Kontakt“ → „potenzieller Kunde“ und zusätzlich wollen Sie, dass der Betreuer dieses Leads eine Alert-Benachrichtigung bekommt (eine kurze Benachrichtigung, die dem User als Antwort auf das Verhalten der Kontakte auf der Website gesendet wird), so reicht es wenn Sie diese Elemente im vorbereiteten Schema markieren.

Fertigstellung – wenn Sie sicher sind, dass Sie das ganze Arsenal von Marketing-Tricks angewendet haben, fügen Sie eine Box hinzu, die den ganzen Zyklus endet. Beachten Sie, dass jeder Workflow mindestens eine Box ‘Ende’ beinhalten muss.

Um einen Prozess zu starten, müssen Sie ihn aktivieren und die Änderungen speichern.

Boxen, aus denen das Schema gebaut ist, haben ein paar feste Elemente:

• das Symbol „x“ entfernt ein Element aus dem Schema
• das Symbol der Zahnstange ermöglicht die Einstellungen eines Elements einzugeben
• das Symbol der Uhr deutet auf Einstellungen, die mit der Aktivierungszeit des Elements verbunden sind

Das Schema kann jederzeit bearbeitet und umgebaut werden.

Es gibt viele Komponenten, mit denen Sie mehr oder weniger komplexe Automatisierungsprozesse erstellen können, die unterschiedliche Szenarien berücksichtigen.

Kampagnen, die mit Hilfe dieses Assistenten erstellt wurden, sind eine Entwicklung von Automatisierungsregeln. Sie können mit ihnen koexistieren und unabhängig funktionieren. Wenn man eine Marketing-Kampagne erstellt, ist es empfehlenswert sich für einen Assistenten zu entscheiden, um die Aktionen für User nicht zu duplizieren – ein dreifacher Lead Nurturing Zyklus oder Bombardierung mit dem gleichen Newsletter paar Mal in der Woche ist keine gute Idee. Andererseits kann eine gut vorbereitete Reihe von Regeln den vollständigen, komplizierten Prozess als Workflow ergänzen.

Wie kann der Workflow in verschiedenen Branchen eingesetzt werden?

B2B

Der Kaufprozess und die Mehrzahl der Kontakte zwischen den Unternehmen, die an den Interaktionen in der B2B-Branche teilnehmen, sind linear und schematisch. Man kann praktisch jeden Prozess – von einfachen Alert-Benachrichtigungen über das Verschieben von Kontakten zwischen den Trichterstufen bis zu fortgeschrittenen Lead Nurturing Kampagnen, die in mehreren Kanälen durchgeführt werden – sehr einfach aus fertigen Komponenten in unserem visuellen Drag & Drop-Assistenten aufbauen. Überprüfen Sie diesen einfachen Vorgang, um die neuen Benutzer einer Testversion zu begrüßen:

E-Commerce

Auch B2C- und E-Commerce-Vertreter werden den beschriebenen Assistenten gut nutzen können. Die Einkaufswege in diesen Branchen sind in starren Rahmen schwer zu fassen. Deshalb ist der Workflow-Assistent ein großartiges Tool, mit dem Sie mehrere Variablen einbeziehen können, die sich auf das endgültige Abbild des Prozesses auswirken.

Auch die Probleme, die sich in diesen Branchen ergeben, unterscheiden sich von den spezifischen B2B-Herausforderungen – hier haben wir mit den berühmten aufgegebenen Warenkörben, den inaktiven Benutzern und der niedrigen Verkaufskonversion zu tun, trotz des hohen Traffics auf der Website.

Durch die Auswahl der richtigen Elemente können Sie problemlos einen Workflow erstellen, der diese Probleme beantwortet. Und wenn sich neue Probleme und Hindernisse ergeben, werden Sie ganz einfach in ein paar Minuten Ihren Workflow mit diesen Elementen vervollständigen. Ein Beispiel wäre ein Workflow, der einen aufgegebenen Warenkorb wiederherstellt:

Ein zusätzlicher Vorteil des Workflow-Assistenten ist die Möglichkeit, mehrere Kanäle zu kombinieren und den Übergang zwischen den verschiedenen Kommunikationsformen fließend zu gestalten, je nach dem Verhalten des Empfängers. Beispiel – SMS-Erinnerung über eine ungeöffnete E-Mail – direkt aus dem Assistenten von SALESmanago:

Natürlich sind die gegebenen Beispiele nur einige der vielen Anwendungen dieses attraktiven und intuitiven Tools. Sie können auch:

• sich um einen guten Start der Relation mit dem Kunden kümmern, indem Sie ihm Begrüßungsnachrichten senden
• Reaktionen auf Lead-Aktivitäten auf der Website automatisieren
• Rabatt-Gutscheine nach dem Kauf generieren sowie deren Versand dank TAGs filtern und sie an diejenigen Kunden zu leiten, die Sie bei sich länger behalten wollen (wie man Kundenverhalten analysiert, finden Sie hier)
• die Arbeitsqualität des Verkaufsteams mit Hilfe von vordefinierten System-Alert-Benachrichtigungen erhöhen, die sie regelmäßig über Leads-Aktivitäten informaieren
• die Datenbankbereinigung optimieren und automatisieren – entfernen Sie nicht prospektive und falsche Kontakte aus den Verkaufskampagnen

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