Gegenwärtig kämpfen zu viele Büroangestellte mit Prokrastination, Ablenkung und mangelnder Effizienz. Dem Bericht von Udemy aus dem Jahr 2018 zufolge geben 78% der Millennials und Vertreter der Generation Z zu, dass sie bei der Arbeit abgelenkt sind und dass Unproduktivität sie stresst und demotiviert. Die Zeit, die Mitarbeiter auf Facebook verbringen, kann jedes Jahr Millionen von Dollar Unternehmen kosten, die sie beschäftigen! Wenn Sie dieses Problem auch betrifft, haben wir gute Nachrichten – man kann es lösen. Sie können auf Hunderte von bewährten Tricks oder Anwendungen zurückgreifen, die Ihnen helfen, sich zusammen zu reißen und die Gewohnheiten aufzugeben, die Ihre Produktivität senken.

So können Sie Ihre Produktivität mit 10 nützlichen Apps steigern:

1. Automatisieren Sie was Sie nur können und sparen Sie Zeit

Wir leben doch im 21. Jahrhundert, warum also sollten wir eine Arbeit machen, die eigentlich automatisiert werden kann? Ein gutes Beispiel sind Marketingkampagnen. Eine Marketing Automation Plattform wie SALESmanago ist ein leistungsstarkes Tool, mit dem Sie wichtige Marketingaktivitäten automatisieren können. Erstellen Sie einen Workflow, eine Reihe von automatisierten Aktionen (z.B. den Versand von E-Mails), die von einem ausgewählten Ereignis aktiviert werden (z.B. Besuch einer bestimmten Seite durch den Kunden). Kümmern Sie sich nicht um Dinge, die sich eigentlich von selbst lösen können.

2. Organisieren Sie Aufgaben

Kontrollieren Sie die Liste der Dinge, die Sie tun müssen, und verschwenden Sie keine Zeit damit, sich daran zu erinnern, was genau Sie jeden Tag tun sollten. Nicht notierte und nicht geplante Aufgaben werden zu oft vergessen, bis… der Termin näher rückt und Sie in Panik geraten. Wenn es zu vertraut klingt, dann brauchen Sie definitiv ein Tool zur Aufgabenverwaltung wie z.B. Todoist. Es ist eine großartige Möglichkeit, jeden Tag zu planen, Projektdaten festzulegen und die Kontrolle über die Pflichten im beruflichen und privaten Leben zurückzugewinnen.

3. Verwalten Sie Ihre Projekte effizient

Es gibt viele Lösungen, um Projekte zu verwalten, aber das Problem bei den meisten von ihnen ist, dass sie zu kompliziert sind und es zu zeitaufwändig ist, sie zu einem fortgeschrittenen Grad zu beherrschen. Solch eine Anwendung sollte erweitert werden, aber auch einfach zu bedienen sein, wie Nozbe. Dieses erstaunlich nützliche Tool bietet Funktionen für kleine und große Teams und hilft, die Zusammenarbeit bei verschiedenen Arten von Unternehmen zu verbessern. Teilen Sie Projekte auch für Personen, die kein Konto in der Anwendung haben, delegieren Sie Aufgaben, laden Sie Dateien hoch, fügen Sie Kommentare hinzu und arbeiten Sie effektiv!

4. Verfolgen Sie Ihre Leistung

Selbst wenn Sie schwören, dass Sie produktiv arbeiten werden, lassen Sie von Zeit zu Zeit unbewusst Ihre Gedanken schweifen, anstatt sich auf harte Arbeit zu konzentrieren. Aber keine Sorge, es gibt Tools, die registrieren können, wie viel Zeit Sie der Arbeit widmen und wie lange Sie in den Wolken schweben. Rescue Time ist eine Anwendung, die im Hintergrund arbeitet und die Zeit verfolgt, die Sie der Arbeit (oder Prokrastination) in einer beliebigen Anwendung oder auf einer beliebigen Webseite widmen. Auf diese Weise haben Sie Zugriff auf detaillierte Berichte über die produktive und unproduktive Zeit vor dem Computer.

5. Notieren Sie die für jedes Projekt aufgewendete Zeit

Eine weitere nützliche Lösung ist die Aufzeichnung der Zeit, die für eine bestimmte Aufgabe, ein bestimmtes Projekt oder einen Kunden aufgewendet wird. Diese Funktion findet sich in der kostenlosen Version von Toggl, einer idealen Anwendung für Teams, Freiberufler und Agenturen, die ihre Zeit zwischen verschiedenen Kunden und Projekten teilen. Sie ist sehr einfach zu bedienen: klicken Sie einfach auf die Schaltfläche in der Anwendung, um den Timer zu aktivieren. Dann können Sie umfangreiche Berichte mit vielen Informationen anzeigen, mit denen Sie Ihre Produktivität und Leistung analysieren können.

6. Lassen Sie nicht zu, dass Ihnen die besten Ideen entkommen

Sicher kennen Sie dieses Gefühl: eine sensationelle Idee kommt Ihnen im ungünstigen Moment in den Sinn: im Bus, unter der Dusche oder beim Einkaufen. Aber wenn Sie endlich nach einem Stück Papier greifen können, um Ihre Gedanken niederzuschreiben… Sie können sich an nichts mehr erinnern als an den Schatten dieser wundervollen Idee. Wir wissen, wie es ist, deshalb empfehlen wir Evernote, ein ideales Werkzeug, um Notizen zu machen, Zusammenfassungen von Meetings vorzubereiten, Listen zu erstellen und alle Aufgaben zu organisieren, damit Sie nicht darin durcheinander kommen.

7. Arbeiten Sie produktiv mit Ihrem Team

Quip ist ein Tool für Teams, das auf iOS und Android verfügbar ist. Teilen Sie Dokumente und Tabellen mit Kollegen und treten Sie dank des integrierten Chats, der es Ihnen ermöglicht, Projekte in Echtzeit zu diskutieren, auf eine völlig neue Ebene der Zusammenarbeit. Sie können auch dynamische Daten in Kombination mit einer Tabellenkalkulation verwenden, um die Zahlen in Ihren Dokumenten nicht mehr zu aktualisieren. Die Entwickler dieser App garantieren eine Produktivitätssteigerung von 46% und eine Reduzierung der Meetings um 38%. Unmöglich? Überzeugen Sie sich selbst davon!

8. Konzentrieren Sie sich auf das, was wichtig ist

Wenn Ihre Gedanken zu oft in unerwünschte Richtungen gehen, sollten Sie die App mit der berühmten Pomodoro-Technik ausprobieren, zum Beispiel FocusBooster. Das Geheimnis dieser Methode liegt in den 25-minütigen Zyklen der maximalen Aufmerksamkeit, in denen Sie an einer ausgewählten Aufgabe arbeiten. Nach dieser Zeit benachrichtigt Sie die Anwendung, dass es an der Zeit ist, eine 5-minütige Pause vor dem nächsten 25-minütigen Konzentrationszyklus zu machen. Nach vier Sitzungen der intensiven Produktivität gibt es eine längere Pause. Befürworter dieser Technik argumentieren, dass sie hilft, Ablenkungen zu minimieren sowie sichert sie bessere Ergebnisse.

9. Schreiben Sie reibungslos

Wenn es in Ihrer beruflichen Arbeit hauptsächlich um das Schreiben geht, kennen Sie wahrscheinlich die lauernden Ablenkungen, die Sie mitten in einem Satz vom Schreiben abbringen. Mit Hilfe eilt ein Tool, mit dem Sie sich beim Schreiben konzentrieren können, wie z.B. OmmWriter. Sie können die Anwendung im Vollbildmodus öffnen und alle Benachrichtigungen blockieren. Minimalistisches Design und eine auf Grundfunktionen beschränkte Benutzeroberfläche helfen Ihnen, sich ausschließlich auf das Schreiben zu konzentrieren. Wenn Sie möchten, können Sie auch einen inspirierenden Hintergrund oder anregende Hintergrundmusik einstellen.

10. Revolutionieren Sie Ihre E-Mail-Kommunikation

Gehen Sie dank des Gmail-Plugins Boomerang zur „Inbox Zero“-Philosophie, das dieses reguläre E-Mail-Programm um neue nützliche Funktionen wie zum Beispiel das Planen von Mailings und das Einrichten von Follow-Up-Erinnerungen erweitert. Sie können Ihre E-Mails auch besser organisieren, indem Sie unnötige E-Mails ausblenden und die Zeit auswählen, in der sie wieder angezeigt werden sollen. In der Premium-Version finden Sie eine interessante Option mit künstlicher Intelligenz, um die Wahrscheinlichkeit einer E-Mail-Antwort basierend auf der Anzahl der Wörter und Fragen oder des Sprachtons vorherzusagen.

Wir hoffen, dass Sie bereit sind, sich von schlechten Gewohnheiten ein für allemal zu verabschieden, die Ihre Produktivität einschränken (und dass das Lesen dieses Beitrags keine Form der Prokrastination war!). Denken Sie daran, dass Ausdauer der Schlüssel zum Erfolg ist und Sie bald die Auswirkungen erhöhter Produktivität bemerken werden.