Mit der Entwicklung des Unternehmens und der wachsenden Kundendatenbank senden unsere Server täglich Millionen von E-Mails an verschiedene E-Mail-Programme auf der ganzen Welt. Dies ist eine große Herausforderung, wenn man bedenkt, dass wenn man eine Million E-Mails mal 356 Tage multipliziert, ergibt das in unserem Fall 6 Milliarden E-Mails in einem Jahr.

Die professionell vorbereitete Infrastruktur basiert auf dem Postfix-E-Mail-System, das stark an unsere Bedürfnisse angepasst wurde. Das Administratorteam überwacht täglich die Richtigkeit der gesendeten E-Mails.

Bei der Frage, ob es beim Senden von Nachrichten von unseren Servern Einschränkungen gibt, können wir sagen: NEIN. Bei einem plötzlichen Anstieg der Anzahl der zu versendenden E-Mails können wir durch die ständige Überwachung schnell reagieren und die Warteschlange auf verschiedene Maschinen im Netz verteilen, so dass auch bei sehr hoher Last keine Verzögerungen auftreten.

Es lohnt sich zu beachten, dass das Versenden großer Mengen von E-Mails eine Sache ist und die andere die Aufrechterhaltung der hohen Zustellbarkeit für viele Kontakte gleichzeitig.

Wie überwachen wir die Versandprozesse der E-Mails?

Zu diesem Zweck verfügen wir über geeignete eigene Tools, mit deren Hilfe der Datenverkehr und die Zustellbarkeit analysiert, sowie die Richtigkeit der Serverkonfigurationen überprüft und potenzielle Probleme identifiziert werden können.

Eine dieser Lösungen ist die Sammlung vieler Metriken gleichzeitig. Dazu gehören:

  • Serverlast
  • Reputation unserer Versand-IPs
  • Blacklist-Analyse
  • Anzahl der gesendeten Nachrichten
  • E-Mail-Bounces für Domains und Server
  • Analyse der Statistiken für jeden unserer Kunden separat
  • und vieles mehr

Im Folgenden finden Sie ein Beispiel für die Analyse der Zustellbarkeit der Nachrichten aufgeschlüsselt nach Land. Mit diesem Tool können wir ständig analysieren, wo wir Nachrichten zustellen, und bei Problemen signalisiert es diese. Mit diesem Tool können wir die höchste Zustellbarkeit auf allen Kontinenten gewährleisten.

 

Wie kann eine hohe Zustellbarkeit aufrechterhalten werden?

Die hohe Zustellbarkeit über die technischen Elemente hinaus wird auch beeinflusst durch:

  • Nachrichtenbetreff
  • Inhalt der Nachricht
  • Versand-Domain
  • Reputation der Versand-Domain
  • die Datenbank der Kontakte, an die die Nachricht gesendet wird
  • Anzahl der gesendeten Nachrichten von einer Domain und an einen Kontakt

Dies sind sehr wichtige Elemente, da E-Mail-Programme auf sie achten und auf dieser Grundlage beurteilen können, ob die Nachricht und die Mailing-Domain als Spam eingestuft werden kann oder nicht. Wenn E-Mail-Programme eine Mailing-Domain als Spam qualifizieren, werden sie möglicherweise dauerhaft blockiert und akzeptieren keine Nachrichten von einer bestimmten Domain, obwohl alle anderen Faktoren auf der höchsten Ebene konfiguriert werden.

Interessant:

E-Mail-Programme empfehlen nicht den Empfang von Nachrichten, die massiv von Domains wie z. B. @gmail.com / @gmx.de / @yahooo.com usw. gesendet werden. Nachrichten, die von solchen Domains gesendet werden, weisen zu Beginn einen viel schwierigeren Eingabeschwellenwert auf. Die Wahrscheinlichkeit, dass der Benutzer die Nachricht im Posteingang sieht, ist also viel geringer.

Was kann der Absender tun, um die Zustellbarkeit der von ihm gesendeten Nachrichten zu erhöhen?

  1. Empfängerliste – jeder Absender sollte eine Liste mit Kontakten haben, die dem Empfang von E-Mails zugestimmt haben (Double-Opt-In).
  2. Versandkonto – die Versanddomain sollte über SPF und DKIM autorisiert werden. DKIM gewährleistet die Sammlung der Domain-Reputation, die eines der Schlüsselelemente für eine hohe Zustellbarkeit ist. Es ist sehr wichtig, die korrekte Konfiguration Ihrer Mailing-Domain zu überwachen. Wir empfehlen die Verwendung externer Tools wie: https://postmaster.google.com. Dadurch können Sie viele Faktoren nachverfolgen, die Ihre Reputation beeinflussen.
  3. Aufwärmen des Versandkontos – wenn Ihre Versanddomain neu ist, denken Sie daran, dass Sie zu Beginn keine großen Mengen an E-Mails senden sollten. Zuallererst müssen Sie ganz am Anfang Ihre Domain aufwärmen, d.h. kleine Anzahl an E-Mails in kleinen Abständen an aktive Kontakte senden. Das Aufwärmen der Domain kann zwischen 2 und 8 Wochen dauern. Am besten verwenden Sie zum Versenden eine Domain, die schon lange als Versanddomain verwendet wurde. Es ist absolut inakzeptabel, Nachrichten an Kontakte zu senden, die nicht existieren. Dies führt zu Reputationsverlusten und zu einer Verringerung der OR-Statistiken (mehr E-Mails landen im SPAM-Ordner).
  4. Inhalt von E-Mails und Überwachung von SPAM-Meldungen – jeder sollte sich um die Inhalte von Mailings kümmern, damit sie den Spam-Inhalten nicht ähneln. Dies ist eine schwierige Aufgabe, da Spamfilter heutzutage selbst lernen. Je mehr Empfänger eine Nachricht als SPAM markieren, desto schlechter für Ihre Domain. Das Feedback der Empfänger ist sehr wichtig und wenn der Empfänger Ihre Nachrichten als Spam betrachtet, sind Sie in seinem Posteingang nicht willkommen. Glücklicherweise überwachen wir solche Ereignisse. Wenn ein Empfänger keine E-Mails erhalten möchte (markiert eine Nachricht als SPAM), tragen wir automatisch einen solchen Kontakt aus Ihrer Liste aus und lassen die Reputation Ihrer Domain in der Zukunft nicht leiden. Leider bieten nicht alle E-Mail-Programme Informationen darüber, wer und wann auf SPAM geklickt hat.

Die hier bereitgestellten Informationen dienen nur zur Veranschaulichung. Der gesamte Zustellungsvorgang ist viel komplizierter und viele weitere Faktoren beeinflussen die Tatsache, ob die jeweilige E-Mail den Empfänger erreicht.